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拓維智能協同辦公自動化管理系統(OA)簡介

一、 軟件定位:大中型企業、事業單位、政府機關

適用對象:政府機關單位、大中型企業,異地辦公辦廠或有分支機構的企事業單位;特別適用管理層經常異地出差,通過手機或者互聯網來管理公司(簽字審批)的中小企業。

二、 軟件特色

  • 支持手機辦公,手機手寫簽名,隨時隨地辦公新模式;
  • 提供手機WAP功能,支持所有型號的手機進行連網進行簡易辦公或查詢;
  • 集成中國移動MAS平臺,點對點發送短信,預留移動3G接口;
  • 集成短信平臺功能,公文流程也可以進行短信提醒等或者短信群發;
  • 支持電子簽章、電子簽名、痕跡保留,保障電子公文的安全;
  • 仿QQ的拓維企業通訊平臺TWIM,實現QQ式交流和業務精準推送至客戶端;
  • 支持多套攝像頭,可現場攝像、錄像、遠程監控;
  • 收文管理可支持在線掃描,提供豐富的掃描接口,免去打字的繁瑣;
  • 支持在線視頻,可以視頻聊天,進行視頻會議;
  • OA登陸可采用銀行安全標準的U盾模式,保證公司機密最高級別的安全;
  • 來電話可記錄到電腦、或留言或錄音;還支持指紋考勤設備;
  • 可以集成傳真系統,輕松在線收發傳真文件;
  • 可擴展性強,可以隨意搭載新業務,如可集成CRM、進銷存、物流、ERP、財務等企業管理系統。

三、 系統原理及體系架構

TWOA是新一代網絡協同辦公、知識信息共享的內部管理信息平臺;系統實用的功能結構設計,使得信息在企業的內部傳遞效率極大提高,過程監控簡單明晰。將辦公人員從繁雜的日常辦公事務處理中解放出來。設計上系統突出了結構簡約、功能實用、管理和維護易用的特點。幫助企事業單位實現規范化管理及整體協同的一體化辦公管理模式。

TWOA能夠適應各企事業單位的不同情況來靈活的設定系統參數。能有效幫助企業管理日常事務和重要的資料,提供工作流程自定義功能,大大提高了公文交流速度,以及辦公的效率。系統采用.NET技術基于B/S體系結構,使用人員無論身處何地,也可以登陸系統及時處理辦理公文、交流工作情況。TWOA提供全面的權限和訪問許可設置,強化了系統的安全性。全記錄的系統訪問日志可以查看人員每個步驟的操作記錄,提高了系統的安全性。

四、 系統功能模塊介紹

  1.我的辦公臺

我的辦公臺模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務功能,可以自由定制與自己相關的各類業務功能。在這里,員工可以及時了解需要辦理的各項事務,進行自己的日程安排,項目管理,工作計劃管理,管理個人名片夾,收發電子郵件,同時可以進行自己的日常財務管理,修改個人的登錄口令等。

功能包括:待辦事宜、我的郵件、個人工程流程管理、個人通訊錄、個人日程、個人理財、個人考勤、個人任務、業務新聞、修改口令、收發短信息、設置定時提醒、查看當前在線人員情況。

  2.信息平臺

企業信息交流和共享的平臺,進行新聞、通知、期刊、知識和規章制度的發布和管理,使企業的信息和知識快速傳播和轉移。集新聞公告、知識管理、商務助手、網絡硬盤、在線討論功能為一體,充分展現辦公無紙化。使內部溝通學習可以在OA平臺上暢通無阻,并通過多級檔案管理員設置和自由定義分類嚴密靈活的權限體系來實現多層次、多角度、多范圍、多對象的文檔全面共享管理,實現高效的知識傳遞、轉移。是您團隊能力提升的新手段。

  3.通訊平臺

集成郵件功能,通過門戶系統對內可以收取和管理郵件。對外可以對外部客戶、分支機構、代理商等進行郵件發送。手機短信,與移動運營商合作,可在系統內部直接發送短信,方便快捷,客戶及員工可隨時收到總公司傳遞的信息及祝福短信。

  4.人力資源

人力資源模塊提供包括招聘管理、合同管理、員工檔案管理、考勤管理、績效考評、員工報銷、工資管理和培訓管理等企業人力資源管理的多個方面內容。人事機構管理是對組織中的人員信息進行管理,包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的調動分配、人員信息查詢統計等??记诠芾戆▎挝粌炔繂T工自動簽到、簽退、請假申請、銷假核準、加班申請、加班核準,生成考勤統計、考勤統計查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等。其中審批請假單、加班申請審批在辦公事務里完成。

  5.流程管理

公文流轉:公文流轉以用于處理日常工作中的單位內外部的各種公文,利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的處理。公文管理模塊相對傳統公文處理而言,在很大程度上提高了公文處理效率和準確性,用戶操作簡便易行。公文流轉包括了公文的發文草擬、發文審核、發文會簽、發文簽發、發文登記、發文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷毀、公文查詢以及公文的流程監控、公文催辦、公文流程定制等。公文流轉中,用戶可以預先定義公文的處理流程及相應的處理權限,在擬制、登記及公文流轉過程中具有相應權限的人員可以進行公文在線編輯,可以進行跳簽、插簽、退簽、撤銷等處理。功能包括:擬制公文、公文辦理、公文登記、公文催辦、公文跳轉、歸檔銷毀、公文查詢、密級管理、模板維護、流程設置、公文類別設置。
審批登記:審批登記是具有相關管理權限的人員對員工提出的各種申請進行審批、登記處理,用戶可以根據本單位的實際情況,自定義員工申請類別,并對其設置相應的審批流程,使工作流程的設置更加適應單位的實際情況及今后發展的需要。審批登記功能包括:事務審批、事務登記、事務打印、申請類別設置。
用款管理:用款管理是利用計算機網絡,及時完成員工的用款申請、審批、登記的過程,提高員工用款過程的工作效率。用款的申請和審批分別在個人事務和審批登記模塊中完成。 用款管理功能包括:用款登記、用款歸還登記、個人用款查詢、全部用款查詢、用款統計、用款字典維護。
報銷管理:報銷管理主要是實現費用報銷運作的全過程,報銷的申請和審批分別在個人事務和審批登記模塊中完成。報銷管理功能包括:報銷領款登記、員工報銷單據查詢、全部報銷單據查詢、報銷統計、報銷類別維護。

  6.行政平臺

會議管理:會議管理是對單位內的相關會議及其內容進行登記和管理,同時可以查詢顯示會議室的相關信息,可以向參加會議的有關人員發送會議通知。 功能包括:會議室管理、會議室查詢、會議登記、會議通知、會議紀要、會議信息查詢。
辦公用品:辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、采購、庫存報警功能以及庫存、采購、領用的查詢統計功能,辦公用品的采購和領用申請在個人事務中進行、審批登記在審批登記模塊中完成。辦公用品功能包括:用品管理、用品采購、用品統計、庫存報警、用品類別維護。
車輛管理:車輛管理對機構內部的車輛進行統一管理,包括車輛的基本信息、使用信息、維修信息、油耗信息等,用車申請和維修申請在個人事務中進行,在審批登記模塊中完成相應的審批登記處理。車輛管理功能包括:車輛信息維護、油耗登記、里程補貼、維修情況查詢及用車情況查詢。
資料管理:資料管理部分用于單位內資料的借閱、使用,庫存管理等功能。其中包括:員工借閱申請及申請回復,借閱登記,歸還登記,資料統計,缺庫登記和查詢,資料信息維護,資料字典維護等。功能包括:資料信息維護、借閱申請、借閱回復、借閱登記、歸還登記、缺庫登記、缺庫查詢、資料統計、資料字典維護。
文檔管理:文檔管理是對組織機構中的各類電子文檔進行相應的管理,使員工能夠及時方便地查詢到自己所需要的相關信息。在文檔管理中,管理員可對文檔進行分類,對各個文檔類別指定相應的發布權限和查詢權限。包括:文檔類別管理、文檔發布、文檔查詢。
固定資產:本功能模塊的主要功能是對公司固定資產的管理,包括固定資產的卡片維護、使用情況維護及相應的查詢打印。 功能包括:資產信息管理、資產使用管理、部門資產使用查詢、全部資產使用查詢、資產字典維護。
客戶管理:管理客戶、分銷商、合作伙伴等企業外部資源以及與其相關的合同、文檔、交易記錄、服務記錄等,實現企業內外部雙向的信息交流和業務處理,幫助企業隨時地對客戶的請求做出迅速反應,大大提高了信息處理的速度和有效性??蛻艄芾砉δ馨ǎ轰N售人員管理、客戶信息管理、聯系記錄管理、訂單管理、銷售情況查詢、客戶聯系人管理、企業的產品和服務管理等。

  7.可視化流程

支持全部Office菜單,支持Office的打印預覽,控件強大的B/S通訊技術, 能夠將服務器數據庫中的數據或者用戶自定義的數據插入當前文檔的指定位置,而且還可以將文檔中的指定數據隨時保存到服務器數據庫或者指定的目錄中.控件能夠在瀏 覽器窗口中直接編輯Word/Excel文檔并保存到Web服務器上。實現文檔和數據庫的統一管理。 控件同時支持痕跡保留,手寫簽名,電子印章等辦公自動化系統必備的功能。

  8.智能報表

可自定義報表內容,自定義連接數據庫。通過自定義的表單(格式、模板)與可視化工作流(角色、流程、權限)的組合,構建您特有的管理規則和流程,是協同工作中的關鍵應用,可廣泛應用于各種申請、審批等綜合業務、事務管理中,并可按條件進行統計、查詢,大大提高組織管理的規范性和可控性。

  9.系統設置

系統管理是為TWOA系統的正常運行提供管理功能,首次安裝完拓維辦公系統后,首先要通過系統管理中機構配置管理功能建立起組織機構的管理體系結構。系統管理包括審批流程的設置,用戶可自定義各種辦公事務的審批流程,如:請假、加班、用款、報銷、用車、會議室預定、公務接待等等;設置各種公文的辦理流程和辦理權限等。

五、系統特點

  一體化的辦公應用

作為新一代“辦公自動化”軟件平臺,TWOA能夠滿足不斷深入的用戶需要。一方面,TWOA集成了傳統“辦公自動化”的基本功能,滿足信息交流和快速溝通的需要,能夠加強團隊和企業內部的協作;另一方面,TWOA集成了特定的業務功能,能夠處理各種辦公和業務流程,對數據進行結構化的處理,為決策支持提供條件。要達到上述目的,TWOA已經完全就緒,無需再進行耗時費力的程序開發和測試工作。

  靈活的流程管理

在TWOA中,用戶可以快速建立起面向公文處理、財務管理、人力資源管理、業務單證處理、生產計劃管理……的一系列工作流程和數據模板,從而使各項管理流程得以立即開展。通過數據交換接口,用戶可以在TWOA中訪問到業務系統中的數據,也可以將處理結果直接存儲到業務系統的數據庫中。

  集成不同應用和數據

TWOA不僅僅是辦公自動化系統,它提供的軟件組件構成了開放的平臺,能夠將不同應用軟件集成在一起,使這些軟件共享安全管理、組織機構數據、權限分配、流程控制,從而大大增強企業系統的處理能力和發展潛力,降低系統擴展和管理維護的成本。

  為決策服務提供支持

TWOA具有獨一無二的與業務系統連接的能力。通過簡單的定制,企業管理人員就能夠在一個統一的辦公平臺上,看到企業的各項運營狀態和統計報表,避免數據分散各處、難以集中、缺少分析結果的狀況,為管理決策和企業發展贏得保貴的時間。

六、解決問題

企業集團化面對的問題:

  • 1. 跨地域經營使溝通與協調越來越困難;
  • 2. 管理細化使管理流程越來越復雜,監督困難;
  • 3. 組織與業務的變化致使管理溝通協調周期拉長;
  • 4. 員工自主學習能力需要提高,企業的知識管理變得愈加重要;
  • 5. 各種辦公設備資源消耗越來越多......

中小企業面對的問題:

  • 1. 規章制度無法有效執行,常常是“有章不依”;
  • 2. 口頭命令、身兼多職使得管理流程監督困難;
  • 3. 事情紛忙繁雜,常常遺漏重要事情或沒有及時處理;
  • 4. 知識分散,人員的流動造成知識的大量流失;
  • 5. 企業資源利用率不高,辦公資源總不夠用......

TWOA解決方案:

  • 1. 加強工作流程的執行和監控,規范工作流程;
  • 2. 用工作流程強化制度規范, 事找人;
  • 3. 利用各種溝通與協作的工具,提高辦公效率;
  • 4. 加強知識的收集整理和共享,防止知識流失;
  • 5. 實行辦公資源統一規范管理,減少資源浪費;

七、應用效果

1.實現遠程辦公

無論您身處國外、還是國內,無論您在機場、酒店、家中……,都可以隨時投入到工作中來,方便快捷地掌握組織內部的工作進度與狀況,及時處理工作問題。

2.實現知識管理,使優秀員工的思想、經驗與技術獲得積累,并轉化成組織中的共享資源

通過TWOA進行知識管理,員工的工作經驗和技術技能,不斷積累,將成為組織中強大的共享資源,通過對知識資源的授權利用將加速創新和提高效率,也避免因人員流動導致工作的脫節與貽誤。

3.通過工作流轉的自動化,實現高效快捷的辦公

通過TWOA實現各部門、各級之間橫向縱向工作流程處理的自動化,將大大提高辦公效率,保證快捷、準確地處理工作。這一點在辦公場地較為分散的單位尤為明顯。

4.有效監管工作人員的工作情況,實現實時工作任務的監督與催辦

及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。系統將記錄每個工作的全程辦理狀態信息。

5.明確工作崗位與工作職責,增強人員的責任感

明確賦予各個人、部門、職位、角色的權限,任何人都不可越權處理工作、使得各自責任明確,落實到人,查有所依;杜絕工作中出現職權不明、相互推托扯皮等現象。解決多職位、多部門的協同工作問題,實現高效協作辦公。

6.方便領導同各級工作人員的有效溝通

多種途徑、多種方式,使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通,排除了信息溝通不暢給企業發展帶來的羈絆。

7.減少辦公開支,降低管理成本

節約時間、節約紙張,節約電話費、傳真費用,縮短辦理時間,節省辦公開支,減少差錯率,提高整體工作效率。

8.有效掌控客戶關系,動態管理客戶資源

建立有效的客戶資源檔案,防止因銷售等人員的變動,而導致客戶信息資源的流失,確保業務發展與工作銜接的連續流暢。

八、軟件下載

九、如何購買

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