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拓維企業檔案管理系統簡介

一、 軟件定位:大中型企業、事業單位檔案管理部門

適用對象:適用于500臺以下電腦同時協同辦公的政府機關單位、中小企業。

二、 信息化目標

建設一個基于局域網的檔案信息管理網絡平臺,實現企業內各處室檔案信 息傳輸的自動化、網絡化和共享化。建設檔案信息資源網綜合數據庫,實現檔案信息的集中化管理,為信息化建設奠定堅實的基礎。通過(B/S)查詢模塊實現檔案信息的Web遠程發布。使檔案利用率得以提高。實施本系統,將推動了企業電子文件的及時歸檔和有效管理,實現了歸檔紙質文件和電子文件的同步管理,防止了數字信息資源的浪費,大大提高了檔案信息的處理效率和管理水平,檔案編目、檢索效率提高了幾倍甚至幾十倍,提高了資源共享水平。同時,實現了傳統檔案的電子備份,并且可以方便的制作檔案復制件,大大提高了檔案的安全性,減少了對檔案原件的磨損,最大限度地延長了檔案資源的存儲年限。檔案信息的在線查閱功能,使用戶不僅可以查詢本館的檔案文件,而且可以查詢尚未進館的及各單位的檔案文件。

三、 系統原理及體系架構

隨著各行業各領域信息化水平的不斷提高以及對檔案信息化認識的不斷深入,檔案管理工作日益受到重視。人們對檔案管理信息系統定位提出越來越高要求的同時,也面臨著許多新的問題。主要面臨著如下新的應用需求和挑戰:信息檔案化、企業級應用、開放性應用、檔案管理工作前移,為現實工作服務、新應用要求和新技術集成、異構數據海量存儲等。針對上述出現的新的問題和要求,浮點在總結多年檔案管理軟件開發經驗和技術儲備的基礎之上,投入了大量的人力和物力,開發和完善了檔案管理系統,并在此基礎之上,衍生出針對各個行業的行業版。

檔案管理系統,是在充分結合國內外檔案管理系統的優點和客戶的檔案管理需求的基礎上,經過不斷完善形成的。針對國內單位的檔案工作特點和管理模式,我們精心設計和開發了浮點檔案管理系統,以解決客戶在檔案等知識性資料上的管理和利用等問題。系統的需求模型、設計、開發平臺都居于當今相關領域的領先地位。TWDA提供全面的權限和訪問許可設置,強化了系統的安全性。全記錄的系統訪問日志可以查看人員每個步驟的操作記錄,提高了系統的安全性。

系統總體結構圖
01.系統總體結構圖
系統邏輯結構圖
02.系統邏輯結構圖

四、系統功能模塊介紹

  系統維護模塊

系統設置模塊是本系統的核心模塊之一,用于實現檔案管理系統的個性化定制工作,使該系統符合用戶的管理需要與特點,如為用戶提供了全宗定制及其它初始化定制功能。
全宗管理:可定義本單位的全宗號及全宗名稱;
分類表維護:用戶可根據本行業的檔案分類規范建立對應的分類方案;
權限管理:設置有權登錄本系統的用戶或組的權限。允許進行按角色進行賦權的操作,可以將已定義完成的角色賦予新增加的用戶及用戶組,使其繼承角色所擁有的權限,大大提高權限設置的速度及效率。系統可按模塊操作權限、預歸檔庫、檔案庫及編研庫進行分別賦權,并可就每個庫進行原文瀏覽及打印的權限設置。在本模塊中還可按時間段及登錄次數進行臨時權限的賦予;
數據轉入:利用該功能將用戶以前使用其他管理軟件所錄入的檔案數據,轉換到對應檔案庫中來,既避免了重復錄入,又保障了工作的連續性;
日志管理:記錄下用戶登錄軟件后所進行的操作,如用戶登錄、退出系統的時間、用戶進出軟件中主要功能模塊的時間、用戶對數據的操作(刪除)及用戶使用軟件過程中的出錯提示等;
回收站管理:系統提供了類似于操作系統中回收站的功能,將用戶刪除的條目放于回收站中,用戶可對回收站中的數據進行還原或清空的操作,這樣可以避免用戶誤操作導致的數據丟失;
原文服務配置:配置原文存放的地址用戶名密碼等信息;

  文件管理模塊

文件管理:主要完成文件的登記、檢索、數據的轉入、分發處理、數據的轉出等;可打印輸出相關的報表,可對相關的報表進行定制修改。

  收集整編模塊

本模塊包含強大的組卷功能,既可按傳統的方式組卷也按改革后的簡化方式立卷。在立卷的過程中提供與用戶的互動,大大提高了用戶的工作效率,使用戶擺脫手工勞動的繁瑣。在立卷過程中,用戶可以按問題、機構、保管期限等進行歸類生成臨時庫,并可進行手工的調整,未歸檔的文件、資料通過編目后由臨時庫轉入正式的檔案庫,供檢索、借閱等利用。

  檔案管理模塊

數據管理:對各種類型檔案的信息進行錄入登記,并可同時進行所對應的原文的掛接和批量掛接,此處的工作將為日后進行檔案的信息統計、檢索及相關報表的輸出打下基礎;
報表打?。?/b>系統利用錄入的文件信息,通過“立卷歸檔”模塊自動形成卷內庫及案卷庫后,即可進行各種報表的打印輸出,系統已提供了五十多種各種檔案的常用報表模板,如案卷目錄、卷內文件目錄、案卷封面、卷內備考表、分類目錄、總目錄及全引目錄等。系統可通過設置各種打印條件,輸出滿足用戶要求的各種報表;
檔案鑒定:在此模塊中,可對損壞、丟失找回的檔案進行登記,可對到期的檔案進行銷毀登記;

  開發利用模塊

查、借閱登記:系統可對檢索的數據定位后(當然也可以不通過檢索直接定位),可對其進行借閱登記。系統可對借閱時間進行監控,當檔案借閱出去,借閱人未按時送回,這時系統會自動彈出提示,并可打印出催還單,還可適時監控當前借閱人數及超期人數。同樣,系統可對到檔案室進行檔案查閱的人員進行相關登記,系統可以自動對檔案的查閱情況進行統計,并可形成檔案資料利用情況統計表。 查、借閱管理:主要用于管理檔案查、借閱記錄,對超期的借閱記錄進行催還管理,對借閱記錄進行歸還管理;并且可以將網上預約的檔案查、借閱申請數據轉入檔案的查、借閱庫,用戶通過拖動操作即可將網上預約數據轉入檔案查借閱庫。
跨庫檢索:用戶利用此功能,可對多個庫進行一次性的檢索查詢,大大提高了檢索的效率及速度,對于檢索出的記錄,可以查看其所關聯的掃描文件,對檢索出的檔案記錄,系統可進行查、借閱登記。
檔案統計:系統能自動對錄入系統的檔案庫內的各種數據進行統計,并可根據用戶定制的統計方案形成各種統計圖表,如打印直方圖、餅圖、柱狀圖??梢酝耆娲酝蓹n案人員手工進行的統計工作。
光盤制作:本功能提供了將檔案掃描的原件及其對應的錄入信息從數據庫中刻錄到光盤上的功能,可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案,利用廉價的光盤永久保存檔案的原件信息,增加了數據的安全性。制作成的光盤可脫離檔案系統進行檢索或瀏覽原文。
年報處理:年報處理功能,能夠根據檔案數據自動生成年報,檔案系統中沒有的數據可以手工輸入,形成年報。
檔案編研:可以將現有數據直接轉入編研庫,提高編寫效率。
WEB檢索:具有模糊查詢、高級查詢、分類查詢等檢索功能,對檔案檢索查詢的權限完全受檔案管理軟件中權限設置的控制,充分保證檔案的安全性??芍С侄喾N圖形圖像等電子文件的瀏覽和顯示,并支持多媒體文件的播放,解決了IE瀏覽器顯示文件格式有限的問題。

五、 系統特點

該系統緊密結合公司檔案管理的實際需求,與辦公自動化無縫結合,實現了文檔一體化、檔案自動立卷、圖紙在線調閱、聲像檔案在線流媒體播放、檔案的本地及遠程在線借閱等功能

  功能強大

具有強大的查詢檢索功能,方便快捷。具有模糊查詢、組合條件查詢等一系列查詢功能,能夠快捷地查詢到您所要找的文件,它完全取代了檔案人員大量繁重的手工操作,使檔案管理更加科學化、規范化、人性化。

  標準規范

該系列軟件是嚴格按照國家檔案局制定的檔案管理規范、標準開發的。同時綜合了數家用戶的意見,使之非常貼近各級檔案部門的工作實際,既適用于大型檔案館,又適用于中小檔案館和機關企事業單位的檔案室、辦公室,是真正專業而通用的檔案管理軟件。

  安全可靠

系統經過百萬條數據量的運行考驗,運行穩定、安全可靠。系統設置的用戶管理權限,明確了各級人員閱檔(文)的范圍;功能模塊的一系列精心設計可以充分保證用戶數據的安全、可靠、保密。

  易學易用

系統全部為目前流行的向導式界面,簡潔明了。有詳細的操作手冊和安裝說明,操作人員只要閱讀手冊,就可掌握該系統的操作方法。

  兼容性好

可擴充性強模塊化設計,可根據用戶的特殊需要增加新的功能,版本升級換代容易,提供多種數據轉換工具和接口,用戶用其它管理系統錄入的數據可轉入本系統。其可擴展功能能夠適應檔案管理的迅速發展。

  可滿足不同級別使用者的不同需求

  • 檔案利用者——網絡檢索、在線瀏覽、原件下載、網上借閱、權限申請
  • 檔案管理者——在線征集、文件資料管理、整理編目、檔案管理、借閱管理、統計、年報、報表輸出、綜合信息管理、數據導入導出、檔案編研
  • 系統管理者——權限定制、管理架構定制、整理規則定制、數據維護、用戶維護、報表維護

六、 存儲設計

檔案數據的特點是海量存儲、逐年積累,特別是隨著社會的進步,可歸檔的資料每年都加速增長。 因此,如何有效地對海量數據進行管理,使系統不至于因為數據量大而減低速度,是決定數字化檔案系 統效率的決定因素??紤]到系統的巨大數據量及可靠性、安全性、快速查詢的要求,本方案采用磁盤陣列+磁帶機+刻錄 機多種介質存儲和服務器雙機熱備混合的模式來提高安全性,其主要優點是:

  • 1. 磁盤陣列+磁帶機+刻錄機多種介質存儲。多種介質的存儲形式不但可以提供相同資料的不同介 質以供使用方便,更大的作用在于把資料分成不同介質存儲提高了資料存儲的安全性。
  • 2. 磁盤陣列。磁盤陣列采用SCSI+RAID5的技術,在首先保證快速存取的前提下,通過RAID技術對 所存資料進行備份,即當其中的一塊硬盤受到損害,無法存取時,可以有其他硬盤通過RAID技術還原其 數據。提供優秀的數據存儲安全性。
  • 3. 服務器雙機熱備。即由備份服務器對主服務器進行雙機熱備。保證在主服務器意外宕機或是系 統意外崩潰時,可以由備份服務器暫時替代住服務器進行正常業務的運作。保證數據不會由于服務器的 原因而丟失或損壞。
  • 4. 磁盤陣列和服務器雙機熱備的混合模式。同時保障了數據的存儲安全和在應用中的安全,在整 體上使存儲的安全性達到了最優。

七、 安全設計

系統安全與保密是本方案中重要的技術要求。系統的安全與保密包括信息傳輸全過程的安全與保 密、數據庫信息管理、WEB數據庫信息管理、網絡用戶的身份確認等。

  • 1、細化用戶訪問權限控制列表(ACL)。每個用戶的權限可以細化到每一份文檔的讀取、創建、刪 除、修改等,同時對字段的操作權限也能靈活控制。
  • 2、細化用戶使用系統各個功能的權限,拓維企業檔案管理系統能做到控制到用戶的對系 統界面按鈕的每一步操作。
  • 3、采用網絡防病毒軟件,對網絡病毒實行集中的監控管理。
  • 4、完善的備份措施。磁盤陣列與刻錄機(刻錄光盤)等備份方式并行采用。
  • 5、保證拓維企業檔案管理系統具有時時備份功能,防止用戶誤操作。
  • 6、拓維企業檔案管理系統具有強大的日志功能,能記錄所有用戶的每一步操作。防止一切 窺視檔案信息的事件發生。

八、軟件下載

九、如何購買

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