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Règlement d'ordre intérieur (Edition du 28.03.03) |
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Préambule: Le règlement d'ordre intérieur décrit de façon détaillée: - les buts de l'association. - les moyens mis en oeuvre pour atteindre ceux-ci. - la structure interne de l'association. - les droits et obligations de ses membres. - les relations s'établissant entre les membres de l'association et celle-ci. - les rôles et fonctions des différentes entités ou personnes chargées de la gestion de l'association. - les limites de compétences et de responsabilité de ces dernières. Le règlement d'ordre intérieur est rédigé et appliqué en vertu de l'article 25 des statuts de l'association (Publication aux annexes du Moniteur Belge en date du 31.07.97) Ainsi qu'il en découle de l'article 2 de la loi du 24 mai 1921 sur la liberté d'association, tout membre effectif ou adhérent est tenu de respecter le présent règlement d'ordre intérieur et les statuts de l'association à laquelle il a librement adhéré. I. L'ASSOCIATION 1. Raison sociale: L'association sans but lucratif "Royal Club Canin du Hainaut" a été constituée dans les conditions de la loi du 27 juin 1921. Ses statuts sont parus aux annexes du Moniteur Belge en date du 31.07.1997. 2. Buts: L'association sans but lucratif "Royal Club Canin du Hainaut" est une association sans but politique destinée à promouvoir les activités canines et tout ce qui en découle. Elle a comme objectifs: - de développer et soutenir le sport canin dans la province du Hainaut. - d'aider et de favoriser la vulgarisation et l'utilisation des chiens de race comme chiens de garde, de défense, de chasse, de compagnie et de façon plus générale de promouvoir les races de chiens. - d'encourager et soutenir l'élevage des chiens de race. 3. Moyens: Les statuts indiquent que l'association peut poser tous les actes se rapportant à son objet social, ou, de nature à améliorer ses moyens d'action dans la réalisation de ce dernier. II. LES MEMBRES EFFECTIFS 1. Conditions d'admission: 1.1. Etre domicilié dans la province du Hainaut; des dérogations à cette règle peuvent être accordée par le Conseil d'Adminis- tration pour un cinquième maximum des membres effectifs. 1.2. Jouir de tous ses droits civils; pouvoir les exercer. 1.3. Produire éventuellement, sur demande du Conseil d'Administration, un certificat de bonne vie et moeurs. Ce dernier pourra être demandé à tout membre à tout moment. 1.4. Le nombre de membres effectifs ne pourra être supérieur à trente. 2. Formalités d'admission: 2.1. Toute personne désirant faire partie de l'association en tant que membre effectif doit présenter sa candidature auprès du Conseil d'Administration. Un modèle de candidature est repris en annexe 1. Ce document dûment complété et signé doit être remis au Président du Conseil d'Administration. 2.2. Toute candidature devra être parrainée par deux membres effectifs, dont au moins un membre du Conseil d'Administration qui confirmeront de leurs signatures le bulletin de demande d'adhésion. 2.3. Le Conseil d'Administration examine les candidatures et statue à la majorité simple des voix. 2.4. La décision du Conseil d'Administration est sans appel et ne doit pas être motivée. Elle est portée par lettre missive à la connaissance du candidat. 2.5. Le candidat non admis ne peut se représenter qu'après une période d'un an à compter de la date de la décision du Conseil d'Administration. 2.6. Le Conseil d'Administration présente à l'Assemblée Générale, la plus proche, l'ensemble des candidatures reçues et acceptées par lui. 3. Membres fondateurs: Les comparants à l'acte constitutif de l'association ont qualité de fondateurs. Ils sont reconnus de plein droit "membres effectifs" et dispensés des formalités d'admission décrites au point précédent. Toute autre clause des statuts ou du règlement d'ordre intérieur leur est applicable en tant que membre effectif. 4. Droits: Tous les membres effectifs peuvent: - prendre connaissance des décisions des Assemblées Générales selon les modalités prévues aux statuts. - faire convoquer l'Assemblée Générale selon les modalités prévues aux statuts. - présenter, s'ils réunissent un cinquième du nombre des membres, un point à porter à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale. - assister à l'Assemblée Générale. - voter aux Assemblées Générales suivant les modalités prévues aux statuts. - jouir de tout droit et avantage accordé aux membres adhérents. En tant que membre de l'Assemblée Générale, ils peuvent: - nommer et révoquer les administrateurs. - approuver annuellement les comptes de l'exercice écoulé et les budgets de l'exercice suivant. - donner décharge aux administrateurs de leur gestion. - faire prononcer la dissolution de l'association si elle manquait gravement à la loi ou à ses statuts. - nommer le ou les liquidateurs et délimiter ses pouvoirs ou provoquer une décision judiciaire déterminant les fonctions des liquidateurs. - déférer à la justice la décision de liquidation quant à l'affectation des fonds. Les membres effectifs n'ont aucun droit sur l'avoir social de l'association. Ils ne sont pas tenus de ses dettes et ne possèdent aucune créance de fait contre elle; ils n'ont aucun droit à faire valoir lors du partage éventuel des biens de l'association, ou, en cas de démission ou d'exclusion. 5. Obligations: Tout membre effectif est tenu de payer au plus tard le 31 janvier de l'année en cours sa cotisation dont le montant est fixé par l'Assemblée Générale. Il est tenu de respecter les statuts et le règlement d'ordre intérieur de l'association, ainsi que tout règlement ou modalité émis par le Conseil d'Administration dans le cadre du développement de ses activités. Il ne doit pas poser d'actes susceptibles de porter préjudice aux intérêts de l'association ou contraire à ses objectifs. Il doit assister aux Assemblées Générales. Il doit apporter toute aide désirée dans les différentes manifesta- tions organisées dans le cadre de l'association. 6. Démission: Les membres effectifs peuvent présenter à tout moment leur démission par lettre recommandée au Président du Conseil d'Administration. Cette démission devient effective au premier jour du mois suivant la date de réception de l'envoi. Est réputé démissionnaire, le membre effectif qui ne paie pas la cotisation dans le mois du rappel qui lui est adressé par lettre recommandée. Le Trésorier informe le Conseil d'Administration des membres réputés démissionnaires. La date effective de démission est celle correspondant à cette réunion du Conseil d'Administration. Toute cotisation reste exigible pour la période s'étendant jusqu'à la date effective de démission. Le membre démissionnaire ne peut exiger le remboursement, même partiel de la cotisation. 7. Suspension-Exclusion: Tout membre ne remplissant pas les obligations décrites au point 5 du présent chapitre pourra se voir exclu de l'association. Seule l'Assemblée Générale pourra procéder à l'exclusion d'un membre effectif sur proposition du Conseil d'Administration. Dès connaissance des actes litigieux concernés, le Conseil d'Administration fera rapport à l'Assemblée Générale la plus proche. Jusqu'à décision de cette dernière, le Conseil d'Administration pourra suspendre les droits du membre concerné. Tout membre exclu perd à l'heure même de la décision tous les droits qui lui étaient reconnus en tant que membre, il ne peut exiger le remboursement même partiel, de la cotisation versée. En cas de suspension ou d'exclusion, le membre est démis automatiquement de toutes les fonctions qu'il pourrait exercer au sein de l'association; le membre reconnaît ne subir aucun dommage de quelque nature que ce soit du fait des mesures prises à son encontre. III. LES MEMBRES ADHERENTS 1. Conditions d'admission: 1.1. Sont admises à l'association toutes personnes de quelque conviction politique, philosophique, religieuse ou autre que ce soit, pour autant qu'elles se trouvent dans les conditions décrites ci-dessous, qu'elles aient suivi les modalités décrites au point 2 du présent chapitre et que leurs convictions ne s'opposent pas aux objectifs de l'association. 1.2. Jouir de tous les droits civils; pouvoir les exercer. 1.3. Produire éventuellement sur demande du Conseil d'Administration un certificat de bonne vie et moeurs. Ce dernier pourra être demandé à tout membre à tout moment. 2. Formalités d'admission: 2.1. Toute personne désirant faire partie de l'association en tant que membre adhérent doit présenter sa candidature auprès d'un membre du Conseil d'Administration qui confirmera le bulletin de demande de sa signature. Un modèle de candidature est repris en annexe 2. Ce document dûment complété et signé doit être remis au Président du Conseil d'Administration lors de sa prochaine réunion. 2.2. Le Conseil d'Administration examine les candidatures et statue à la majorité simple des voix. 2.3. La décision du Conseil d'Administration est sans appel et ne doit pas être motivée. Elle est portée par lettre missive à la connaissance du candidat. 2.4. Le candidat non admis ne peut se représenter qu'après une période d'un an à compter de la date de la décision du Conseil d'Administration. 2.5. Le Conseil d'Administration présente à l'Assemblée Générale, la plus proche, l'ensemble des candidatures reçues et acceptées par lui. 3. Droits: Tous les membres adhérents peuvent: - assister aux Assemblées Générales avec voix consultatives et non délibératives. - prendre connaissance des décisions des Assemblées Générales selon les modalités prévues aux statuts. Les membres adhérents n'ont aucun droit sur l'avoir social de l'association. Ils ne sont pas tenus de ses dettes et ne possèdent aucune créance de fait contre elle; ils n'ont aucun droit à faire valoir lors du partage éventuel des biens de l'association, ou, en cas de démission ou d'exclusion. 4. Obligations: Tout membre adhérent est tenu de payer au plus tard le 31 janvier de l'année en cours sa cotisation fixée par le Conseil d'Administration. Cette cotisation ne pourra en aucun cas être supérieure à celle fixée par l'Assemblée Générale pour les membres effectifs. Il est tenu de respecter les statuts et le règlement d'ordre intérieur de l'association, ainsi que tout règlement ou modalité émis par le Conseil d'Administration dans le cadre du développement de ses activités. Il ne doit pas poser d'actes susceptibles de porter préjudice aux intérêts de l'association ou contraire à ses objectifs. 5. Suspension-Exclusion: Tout membre adhérent ne remplissant pas les obligations décrites pourra se voir exclu de l'association. Seule l’Assemblée Générale pourra procéder à l'exclusion d'un membre adhérent. Tout membre exclu perd à l'heure même de la décision tous droits qui lui étaient reconnus en temps que membre adhérent; il ne peut exiger le remboursement, même partiel, de la cotisation versée. En cas de suspension ou d'exclusion, le membre est démis automatiquement de toutes les fonctions qu'il pourrait exercer au sein de l'association; le membre reconnaît ne subir aucun dommage de quelque nature que ce soit du fait des mesures prises à son encontre. IV. LES RESSOURCES DE L'ASSOCIATION 1. Principe: L'association recherche et met en oeuvre tous les moyens, autorisés par la loi, pour assurer la réalisation de ses objectifs. Les éventuelles activités lucratives doivent conserver un caractère accessoire en rapport direct avec l'objet principal de l'association. Les moyens financiers et patrimoniaux disponibles ont pour seule destination la réalisation de l'objet social de l'association. Le Conseil d'Administration en assure la gestion, sous le contrôle extérieur du Commissaire de l'Assemblée Générale. 2. Types de ressources: 2.1. Les cotisations: Les membres de l'association versent une cotisation représentant une participation aux frais communs ainsi qu'une contre partie des avantages qu'ils retirent du groupement. Le montant annuel de cette cotisation est fixé annuellement par le Conseil d'Administration et proposé pour approbation à l'Assemblée Générale Ordinaire. Est réputé démissionnaire, le membre qui ne paie pas les cotisations qui lui incombe (cfr. II 5 et III 4). 2.2. Les libéralités: L'association est autorisée à recueillir toutes libéralités en respect de l'article 16 de la loi du 27 juin 1921 et de l'article 1 du 10 mars 1975. Le Conseil d'Administration veillera à l'application rigoureuse de ces lois pour tout immeuble et tout meuble dont la valeur excède 200.000 francs. Il est seul qualifié pour recueillir au nom de l'association les libéralités sortant du cadre des deux lois mentionnées précédemment. 2.3. Divers: L'association recourra à tous les moyens susceptibles de lui assurer des ressources financières. Ces moyens ainsi que leur modalité de mise en oeuvre sont définis par le Conseil d'Administration. 3. Affectation des cotisations: Les cotisations perçues sont destinées: 1° à assurer la couverture financière des actions entreprises dans le cadre de l'association. 2° à couvrir les frais de fonctionnement ainsi que les frais généraux de l'association (loyer, entretien des locaux administratifs, charges contractuelles diverses, frais de personnel, ...). 3° à dédommager les membres de leurs frais et débours engagés dans le cadre d'activités rendues à l'association. Les quotités à répartir entre les différentes activités sont définies par le Conseil d'Administration. V. LA STRUCTURE DE L'ASSOCIATION 1. Le Conseil d'Administration: Voir titre six des statuts. Voir règlement d'ordre intérieur chapitre VI. 2. Catégories de membres: 2.1. Membres effectifs: Voir titre trois des statuts. Voir règlement d'ordre intérieur chapitre II. 2.2. Membres adhérents: Voir titre trois des statuts. Voir règlement d'ordre intérieur chapitre III. 3. Membres mandatés: Afin de permettre son développement, le Conseil d'Administration pourra mandater expressément certains membres, en vue: - de réaliser des tâches locales à caractères administratifs, - d'assurer une animation et une représentation de l'association, VI. LE CONSEIL D'ADMINISTRATION 1. Principe: Le Conseil d'Administration est composé de huit administrateurs, élus par l'Assemblée Générale pour un mandat de six ans. Le collège des administrateurs dispose de tous les pouvoirs nécessaires à l'administration et à la gestion de l'association à l'exception des pouvoirs réservés par la loi ou les statuts à la seule Assemblée Générale. Il pose tout acte d'administration et de disposition nécessaire au développement de l'association. Les règles et modalités s'imposant aux administrateurs et au Conseil d'Administration sont décrites dans les statuts, titre six. 2. Incompatibilité du fait de parenté et d'alliance: Un membre du Conseil d'Administration ne peut être parent ou allié jusqu'au troisième degré avec plus d'un autre membre du Conseil d'Administration. La parenté résulte de la naissance; l'alliance résulte du mariage ou de la vie en commun. Dans le cas ou un membre du Conseil d'Administration se trouverait dans ce cas de parenté ou d'alliance avec deux ou plusieurs autres membres du dit Conseil d'Administration, le ou les membres du conseil ayant le moins d'ancienneté au Conseil d'Administration seront considérés comme démissionnaires si aucun autre accord n'est trouvé entre eux. 3. Droits et obligations des administrateurs: Les administrateurs sont des mandataires de l'Assemblée Générale agissant en collège. Leurs droits et obligations découlent des principes du code civil sur le contrat de mandat: 3.1. par rapport à l'Assemblée Générale: Ils doivent notamment apporter à leur mission les soins de bon père de famille, répondre de leurs fautes et manquements, et rendre compte de leur gestion au mandant. 3.2. vis-à-vis des tiers: Ils ne contractent aucune obligation personnelle. 3.3. entre eux: Le principe de collégialité impose la solidarité; en cas de fautes, abus ou fraudes d'un ou d'une partie d'entre eux, l'administrateur ne voulant pas se voir rendre responsable de l'acte litigieux devra, dès connaissance des faits, faire acter son opposition et ne pas participer personnellement à la réalisation des activités concernées. 4. Gestion du cadre administratif: Les administrateurs se répartissent, de commun accord, les tâches de contrôle et d'animation des diverses directions et divers services du cadre administratif. Chacun est responsable vis-à-vis de ses collègues de la bonne marche des départements qui lui sont attribués; il a plein pouvoir (y compris la délégation) pour assurer le développement de ceux-ci dans le cadre des lignes définies par le Conseil d'Administration. 5. Les mandataires du Conseil d'Administration: Le Conseil d'Administration peut, sous sa responsabilité, déléguer ses pouvoirs ou partie de ses pouvoirs à l'un de ses membres (titre six des Statuts). Les membres du Conseil d'Administration nomment en leur sein, pour une période de six ans: 5.1. un Président: - choisi parmi ses membres, de nationalité belge et domicilié dans le Hainaut. - possédant tout pouvoir reconnu au Conseil d'Administration. - chargé: - de convoquer les Conseils d'Administration. - de présider les Conseils d'Administration. - de convoquer les Assemblées Générales. - de présider les Assemblées Générales. - de représenter l'association en Justice. - de représenter l'association à tout acte ressortant des lois et arrêtés pris en exécution des lois. - de représenter l'association aux manifestations officielles. 5.2. deux vice-Présidents: - choisis parmi ses membres, de nationalité belge. - chargés de remplacer le Président en cas d'absence de ce dernier; tout pouvoir et obligation étant transmis durant l'intérim. 5.3. un Secrétaire: - choisi parmi ses membres, de nationalité belge et domicilié dans le Hainaut. - chargé : - de la tenue des procès-verbaux du Conseil d'Administration. - de la tenue des procès verbaux de l'Assemblée Générale. - de l'organisation administrative des Conseils d'Administration. - de l'organisation administrative des Assemblées Générales. - de tout acte à caractère administratif imposé par les lois, arrêtés légaux et statuts; mesures légales, de publicité, déclaration diverses notamment de biens, dépôt auprès des tribunaux, ... - de la gestion administrative des dossiers des membres effectifs. 5.4. un Trésorier: - choisi parmi ses membres, de nationalité belge et domicilié dans le Hainaut. - chargé: - de tous les actes d'ordonnancement comptable, financiers et fiscaux, vis-à-vis des tiers. - d'assurer le contrôle caractère comptable, financier ou fiscal. - de soumettre les comptes et budgets à l'Assemblée Générale. - de tenir à jour le répertoire des membres effectifs et adhérents de l'association. 5.5. Règles de nomination: Les membres du Conseil d'Administration sont membres effectifs de l'association. Les membres du Conseil d'Administration sont élus pour un terme de six ans par l'Assemblée Générale et rééligibles par moitié tous les trois ans. Le premier ordre de sortie sera constitué des deux vice-Présidents, du Secrétaire et d'un membre à tirer au sort. Les élections se font aux votes secrets et à la majorité simple. Pour pouvoir faire valoir sa candidature au Conseil d'Administration le membre aura une ancienneté d'au moins cinq ans consécutifs comme membre effectif à la date de sa nomination au Conseil d'Administration. 6. Pouvoirs et signature: 6.1. Actes de disposition: La signature appartient en totalité et exclusivement au Président. En cas d'absence prolongée, la signature est déléguée au 1er vice-Président (titre six des statuts). 6.2. Actes d'administration: Les modalités décrites en 6.1. sont également d'application. 7. Les réunions du Conseil d'Administration: Le Conseil d'Administration se réunit au moins une fois par trimestre sur convocation du Secrétaire, l'Ordre du Jour étant fixé par le Président. Deux membres du Conseil d'Administration peuvent, de leur propre initiative, convoquer le Conseil d'Administration, si le Président ne respecte pas le principe d'une réunion trimestrielle ou si un événement grave justifie une réunion du Conseil d'Administration; la gravité de l'événement étant à justifier par les signataires de la convocation lors du Conseil d'Administration ainsi convoqué. En cas d'absence du Président du Conseil d'Administration, le 1er vice-Président assure la présidence ou par défaut le 2ème vice-Président ou tout membre du Conseil d'Administration désigné par le Président. En cas de parité des voix, celle du Président de la séance du Conseil d’Administration sera prépondérante. Les délibérations du Conseil d'Administration doivent rester confidentielles. 8. Les commissaires: Ils tiennent leur mandat de l'Assemblée Générale. 8.1. Commissaire aux comptes: Il a pour rôle: - de vérifier les comptes de l'association, la validité des procédures comptables et leur respect. - de vérifier le respect des statuts, du règlement d'ordre intérieur et des lois. - de rendre compte à l'Assemblée Générale de sa mission et de celle du Conseil d'Administration. Il a tout pouvoir d'investigation. Les commissaires se réunissent avec le Conseil d'Administration à la demande et sur convocation du Président. VII. LES SECTIONS 1. Création: Le Conseil d'Administration a tout pouvoir pour créer les sections qu'il jugera nécessaires afin d'aider l'association à réaliser ses objectifs. 2. Des comités de section: Le Conseil d'Administration en nomme les membres et les révoque si nécessaire. Il détermine leurs fonctions et responsabilités au sein des différentes sections. Il y aura au moins une réunion annuelle de coordination et d'évaluation entre les responsables des comités de sections et le Conseil d'Administration. Pour être membre d'un comité de section il est nécessaire d'être membre effectif de l'association. Un membre effectif peut être membre de plusieurs comité de sections; il ne pourra toutefois pas être membre de plus de deux comités de section. Un membre du Conseil d'Administration peut également être membre de deux comités de section au maximum. Il n'y a pas d'incompatibilité entre des fonctions au sein du Conseil d'Administration et des fonctions au sein de comités de section. 3. Des finances des sections: Les trésoriers des différentes sections devront rendre compte de leurs gestions financières auprès du Conseil d'Administration et en particulier du Trésorier du Conseil d'Administration. Ils ne pourront conserver par devers eux que l'argent strictement nécessaire au bon fonctionnement de leurs sections. Ils dresseront un bilan financier annuel de leurs activités et le soumettront à l'approbation du Conseil d'Administration dans le cou rant du mois précédent l'Assemblée Générale. 4. Des sections: 4.1. Section exposition: - composée au maximum de trente membres. - chargée d'organiser au moins une exposition internationale de beauté par année. - pour avoir le droit de porter le costume du R.C.C.H. les nouveaux membres de la section exposition devront faire un stage probatoire de deux ans. Le Conseil d’Administration prendra sa décision au moment opportun. Le présent Règlement d'ordre intérieur a été adopté lors de l'Assemblée Générale Extraordinaire du 18.09.98 et modifié 28.03.03. Annexe 1 CANDIDATURE DE MEMBRE EFFECTIF Le soussigné ............................................ demeurant ......................................... à ........................ sollicite son admission en qualité de membre effectif de l'association sans but lucratif " Royal Club Canin du Hainaut ", en conformité avec les stipulations du titre trois des statuts de la dite association. Il déclare avoir pris connaissance des statuts de l'association da tés du treize avril mil neuf cent nonante sept, publiés aux annexes du Moniteur Belge en date du trente et un juillet mil neuf cent nonante sept et y donner son adhésion pleine et entière. Parrainé par ................. membre du Conseil d'Administration. et Parrainé par ................. membre effectif. Signature: ................ le .......... Annexe 2 CANDIDATURE DE MEMBRE ADHERENT Le soussigné ............................................ demeurant ........................................ à ......................... sollicite son admission en qualité de membre adhérent de l'association sans but lucratif " Royal Club Canin du Hainaut ", en conformité avec les stipulations du titre trois des statuts de la dite association. Parrainé par .................... membre du Conseil d'Administration Signature: .............., le ............ |
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